hacer nominas online
6 Abr. 2022

Hacer nóminas online: por qué dar el paso a la nube

 

Agilizar el funcionamiento y la gestión del Departamento de Personal está entre los objetivos de muchas empresas que, para ello, quieren dar el paso de iniciar su transformación digital. Esta decisión supone cambiar los desplazamientos por videoconferencias, optar por el reclutamiento 3.0 y hacer nóminas online.

De esto último hablaremos en las siguientes líneas para explorar las posibilidades de la nube a la hora de optimizar esta función.

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Qué son las nóminas online

Hoy en día, las compañías que tienen claro qué es una nómina online suelen recurrir a esa posibilidad para la ejecución de una tarea de tal relevancia.

Más que una aplicación en concreto, lo que se ha extendido en los últimos años es el uso de un sistema de nóminas basado en la nube. Se trata de un soporte fiable que permite operar de forma remota a los responsables de la gestión de nóminas de la empresa. Con su uso, el departamento encargado de los salarios facilita a sus usuarios trabajar desde cualquier lugar y tener acceso a la misma información a la que podrían acceder desde la oficina.

¿Qué conceptos intervienen a la hora de contabilizar una nómina?

Un empleado que trabaja por cuenta ajena tiene una retribución determinada. Sin embargo, además, es necesario registrar y liquidar una serie de gastos paralelos, como la Seguridad Social y la retención del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Todos estos movimientos económicos deben estar reflejados en la contabilidad.

A la hora de contabilizar una nómina intervienen las siguientes partidas:

  • Sueldos y salarios (cuenta 640 según el Plan General Contable).
  • Seguridad Social a cargo de la empresa (cuenta 642).
  • Organismos de la Seguridad Social acreedores (cuenta 476).
  • Hacienda Pública acreedora por retenciones practicadas (cuenta 4751).
  • Remuneraciones pendientes de pago (cuenta 465).

Por otra parte, una vez registrado el asiento contable de la nómina es necesario proceder a su liquidación. En otras palabras, el resultado de la contabilización anterior (que supone el salario neto del trabajador) debe ser efectivamente pagado, lo que conlleva usar dos nuevas partidas:

  • Remuneraciones pendientes de pago (cuenta 645).
  • Bancos (cuenta 572).

Requerimientos de los modelos de nómina

La nómina de un trabajador es un recibo de los sueldos que se le entregan que se debe ajustar al modelo oficial de nómina aprobado por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social, menos en los casos en los que el convenio colectivo de la empresa o un acuerdo entre las partes (trabajador – empresa) establezcan otro.

El Estatuto de los Trabajadores, en su Artículo 29, indica que es obligatorio que la empresa entregue la nómina al trabajador y que cumpla con una serie de requisitos

Los requisitos que indica dicho estatuto son estos:

  • La nómina se debe entregar de forma individual y justificando el pago realizado al trabajador. 
  • La nómina se debe ajustar al modelo establecido por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social, salvo en las excepciones comentadas anteriormente.

La Ley General de la Seguridad Social, por su parte, obliga a que la empresa indique los importes totales de cotización a la Seguridad Social, separando la parte que corresponde a la aportación realizada por la compañía de la aportación realizada por el trabajador. 

Al final del modelo de nómina también vienen reflejados la determinación de las diferentes bases de cotización a la Seguridad Social y los distintos conceptos que se recaudan de manera conjunta, así como las bases sujetas a la retención del IRPF y las aportaciones que realiza la empresa.

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El modelo oficial de nómina en 2022

El vigente modelo oficial de nómina está establecido en la Orden ESS/2098/2014 publicada en el BOE. Este modelo incluye nueva información, aparte de más detalles sobre qué perciben los trabajadores y sobre qué aportaciones se realizan a la Seguridad Social. Este formato de nómina fue aprobado en la Reforma Fiscal de 2014.

Para calcular la nómina del 2022 debes tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Tipo de contrato. Si es eventual o indefinido, ya que las retenciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) se aplican de forma diferente según el tipo de contrato.
  • Situación personal. Según su situación personal, cada trabajador puede solicitar que aumente o disminuya el tipo de retención que se le aplica por el IRPF.
  • Convenio colectivo. En función del convenio colectivo que se le aplique a la empresa y a sus empleados, se le atribuirá un grupo de cotización diferente al trabajador.
  • Pagas extra. El trabajador puede escoger si quiere sus pagas extra prorrateadas en la nómina o, por el contrario, prefiere que no se le prorrateen. Este concepto se puede aplicar a la cantidad final que se le paga en la nómina.
  • Otros conceptos. Al empleado se le pueden aplicar otros conceptos en la nómina, como es el caso de pluses y otros complementos salariales que afectarán a la cantidad de las retenciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Como decíamos, el modelo oficial de nómina vigente en la actualidad es el acordado en la Reforma Fiscal de 2014. En esta se aprobó la modificación del pie del recibo de la nómina que, además de tener los apartados que se incluían antes (la base, el tipo y la aportación empresarial), añade en una nueva columna las aportaciones de la empresa a la Seguridad Social.

Este cambio se realizó para que haya una mayor transparencia en las nóminas.

Cuál es el mejor programa de nóminas: cloud u offline

Teniendo en cuenta las ventajas de la nube, al evaluar si el mejor programa de nóminas reside en ella o se encuentra on premise muchos lo tienen claro: es difícil encontrar una opción que mejore las posibilidades que ofrece hacer las nóminas online.

Así lo demuestra un reciente estudio publicado en Globe News Wire, que revela que “el mercado global de software de nóminas basado en la nube generó 6,73 mil millones de dólares en 2016, y se estima que alcanzará los 10,33 mil millones en 2023, registrando una tasa compuesta anual de crecimiento del 6,5 % de 2017 a 2023.

De hecho, casi 4 de cada 10 empresas ya están acostumbradas a hacer nóminas online, mientras que 2 de cada 10 se plantean migrar esta función al cloud, como publica el informe de Deloitte al respecto.

Ventajas de la nube para la gestión de personal

Hacer nóminas online conlleva muchas ventajas, todas importantes para la gestión de personas en la compañía. Algunos de estos beneficios son los siguientes:

  • Pagos puntuales. Al evitar retrasos en ese sentido, se consigue garantizar una experiencia satisfactoria para los empleados. Es responsabilidad de la empresa automatizar el Departamento de Nóminas, así como asegurar que los salarios se cobran a tiempo y que los cálculos que los han generado son correctos. 
  • Escalabilidad. Para las organizaciones que se encuentran en pleno crecimiento, los sistemas de nómina basados ​​en la nube brindan una ventaja importante, ya que facilitan su expansión, minimizando a la vez la complejidad del proceso.
  • Mayor compromiso por parte de los empleados. El software de nóminas basado en la nube no solo ayuda a calcular los salarios y a pagar las nóminas a tiempo, sino también a reconocer a los trabajadores con mejor desempeño mediante el análisis de sus estadísticas cruciales, como los registros de asistencia. Todo ello eleva la calidad de la experiencia del empleado, impulsando su compromiso con la empresa.
  • Más sostenibilidad. Hacer nóminas online implica librarse del papel. La gestión que permite un sistema de nómina automatizado proporciona una solución económica y ecológica al papeleo que se acumula en los Departamentos de Personal. 

Siempre es ventajoso contar con una aplicación en línea para disfrutar de estos beneficios, pero hace falta encontrar una solución segura y de confianza que resida en la nube. Los productos de Ekon simplifican el proceso de hacer nóminas online, además de recolectar información del resto del ERP, lo cual permite interactuar con los datos en los informes de gestión de toda la organización.

Beneficios de utilizar el software Ekon nómina

El software Ekon nómina te permite gestionar todo lo necesario para que los costes de tu compañía disminuyan y los beneficios aumenten. Esto es posible gracias a la optimización del tiempo de los empleados y a la actualización de todos los datos legales.

Al hacer nóminas online, la totalidad de los datos introducidos en el software permanece en la nube, por lo que las actualizaciones y cambios legales se llevan a cabo en tiempo real sin que ningún trabajador deba estar pendiente de ellos. Por otro lado, toda la información permanece disponible para poder ser consultada cuando se requiera, desde cualquier dispositivo con conexión a internet, siempre que se disponga de los permisos de acceso necesarios.

Ekon es también el mejor aliado del Departamento de Personal, ya que le evita tener que estar pendiente de las actualizaciones legales, muy habituales en esta actividad. 

Ahora que cuentas con toda esta información, ¿vas a probar un nuevo enfoque para la gestión de nóminas en tu empresa?

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