Herramientas Lean, la llave de la eficiencia en la gestión

Las herramientas Lean están diseñadas para reducir el Muda (término con el que se denomina el desperdicio en Japón) y mejorar el control de calidad. En otras palabras, buscan eliminar procesos que no aportan valor. Su aplicación puede verse en muchas industrias, desde la fabricación hasta la ingeniería o las finanzas, en áreas tan diferentes como el almacén o la oficina de atención al cliente.

El Lean Management es muy relevante hoy día, al facilitar que las organizaciones encuentren mejores formas de hacer las cosas: con menos esfuerzo, menos tiempo y menos recursos. Te explicamos más.

Evolución del Lean Management

El Lean Management, o Lean, es un enfoque para la mejora continua de la calidad. Deriva del fenómeno Lean Manufacturing, que en sus orígenes estaba orientado a los procesos de producción.

Su principal objetivo es eliminar el desperdicio. Esto es, acabar con los procesos que ni aportan valor ni son necesarios. ¿Qué se considera un desperdicio?

La sobreproducción
El tiempo de espera
El transporte y los desplazamientos
El exceso de procesos
El potencial humano infrautilizado
Los defectos
Los inventarios innecesarios

Para evitar que estos desperdicios generen costes extra, retrasos o ineficiencias, además de seguir ciertos procedimientos, hay que utilizar diversas herramientas en la gestión, conocidas como herramientas Lean.

Hoy, con el inicio de la Industria 4.0 y el Internet de las cosas, los objetivos Lean se pueden lograr mucho más rápidamente. Esto es posible al integrar los principios Lean con tecnologías de vanguardia que permiten una monitorización constante en tiempo real, una toma de decisiones más rápida, una mayor eficiencia y procesos optimizados.

En la actualidad, los avances tecnológicos han hecho posible que la información obtenida de los dispositivos conectados, incluidas las experiencias del usuario, se pueda retroalimentar a las fábricas. Esto brinda oportunidades sin precedentes para mejorar los procesos de fabricación y reducir el desperdicio.

Por ejemplo, Spotify usa el método Kanban para programar tareas de programación, revisar visualmente la carga de trabajo de los departamentos y priorizar las solicitudes de trabajo a medida que se reciben. Por su parte, Toyota utiliza el Heijunka para ayudar a programar la fabricación en base a la demanda del consumidor de un modelo u otro.

Cómo aplicar el Lean Management y las herramientas Lean

Para poder aplicar el Lean Management y las herramientas Lean en un proceso, hay que seguir una serie de pasos básicos muy sencillos. Son los siguientes:

Observar y analizar lo que ocurre, para poder detectar despilfarros o desperdicios, además de variaciones en los procesos y prácticas injustificadas.
Estandarizar todos los procesos repetitivos.
Implementar las mejoras en los procesos seleccionados.
Por último, realizar un seguimiento para comprobar que dichas mejoras se cumplen.

Aunque, en su origen, la metodología y las herramientas Lean estaban enfocadas a los procesos de producción, con un poco de ingenio y creatividad las puedes adaptar a cualquier disciplina. Esto se debe a que, esencialmente, de lo que se trata es de buscar despilfarros y eliminarlos.

Hay muchos ejemplos de aplicación de las herramientas Lean hoy día, como estos:

Instalación de un sistema Kanban para mejorar la fabricación Just In Time y equilibrar la producción con el montaje posterior.
Mapeo del flujo de valor basado en las 5S. Esto permite evitar que el inventario se acumule en el almacén y que parte del producto terminado se tenga que desechar.
Implementación de un sistema de Lean Management para crear un cambio de turno que minimice el tiempo de inactividad, permita el mantenimiento del equipo para el siguiente turno y mejore la comunicación de preocupaciones especiales o información esencial.

Qué herramientas Lean ayudan a optimizar procesos

Para la práctica del Lean Management se emplean diversas técnicas. Entre ellas, podemos destacar las siguientes:

El Kaizen es un método de mejora de procesos mediante la ejecución continua de cambios. Se basa en acciones concretas y sencillas, y se puede orientar hacia la eliminación de desperdicios.
Hoshin Kanri. Con base en él, se toma una panorámica general de la dirección de la empresa. Su enfoque de arriba hacia abajo enfatiza la comunicación constante. ¿Sabías que sin el Hoshin Kanri se vuelve exponencialmente más difícil implementar otras herramientas Lean?
El método de gestión de las 5S (Organización, Orden, Limpieza, Estandarización y Disciplina) aporta un valor elevado a la visibilidad en el proceso de producción. Si hay un problema, con este método se puede detectar rápidamente. ¿Cómo está tu mesa de trabajo?
Andon. Diseñado para trabajadores en planta, el Andon ofrece un sistema de retroalimentación visual en tiempo real que muestra el estado de una máquina o proceso, y alerta a otros cuando se requiere asistencia. Su punto fuerte es que comunica los problemas a medida que surgen y permite a los empleados modificar el proceso de producción, según sea necesario.
SMED, reducción de tiempos de cambio de formato. Se trata de un sistema de reducción de desperdicios en los entornos de producción basado en asegurar que se tarda un único dígito de minutos en el cambio de una herramienta a otra. Esto es, con este sistema, cualquier cambio de máquina o comienzo de proceso no debería llegar a los 10 minutos.
Jidoka. Esta es una metodología de automatización de la detección de defectos: al aparecer una anomalía, se detiene la línea de producción de forma inmediata, se arregla el problema y se eliminan sus causas.
Gemba. Esta herramienta Lean alienta a la gerencia de las instalaciones a conectar con los empleados a través de un “gemba walk”, para encontrar problemas y fuentes de desperdicio. Fomenta una comprensión profunda, exhaustiva y amplia de las ineficiencias y los problemas.
Poka-yokes, o técnicas que impiden el error, asegurando la ausencia total de defectos. Se aplican para evitar errores al utilizar un sistema. Por ejemplo, en el diseño de los conectores que únicamente se pueden insertar en una posición, como los USB.
Kanban. Se trata de un sistema de tarjetas visuales que controla el flujo de materiales dentro de una cadena de suministro. Se apoya en señales visuales para ajustar el inventario o comunicar tareas en respuesta a la demanda del cliente. Está diseñado para reducir el desperdicio y maximizar la eficiencia.
Ishikawa. Esta herramienta Lean consiste en diagramas de causa y efecto que ayudan a identificar la causa raíz de una ineficiencia o un problema dentro de una instalación. Facilita el descubrir problemas potenciales dentro de un sistema y permite comprender cómo funciona, así como su impacto en otras partes del sistema.
Mantenimiento productivo total (TPM). El TPM es una filosofía de amplio alcance que promueve el mantenimiento preventivo y proactivo. Sus pilares son el mantenimiento autónomo, la mejora de procesos y máquinas, el mantenimiento preventivo, la gestión temprana de equipos nuevos, la gestión de la calidad del proceso, la educación y formación de los operadores de máquinas y la seguridad y éxito sostenidos.
Heijunka. Se trata de una forma de programación de la producción que fomenta un flujo constante y predecible de fabricación de lotes pequeños, en lugar de procesos de producción más grandes y menos frecuentes para bienes y componentes. El enfoque a menor escala en la producción mejora la eficiencia en todos los niveles del proceso de fabricación.

Hay un gran número de herramientas Lean que pueden aplicarse en tu negocio. Juntas, forman un todo integral que se puede implementar dentro de la empresa en el marco del Lean Management. Aunque estas herramientas son más efectivas si se implementan juntas, muchas pueden usarse por separado para resolver problemas específicos.

Un ERP como apoyo para las herramientas Lean Management

Y ahora, la pregunta del millón: ¿qué podría tener un ERP para facilitar la mejora continua de los procesos mediante las buenas prácticas del Lean?. En otras palabras, ¿qué requisitos debe cumplir para que se le considere un Lean ERP? Pues entre ellos, los siguientes:

Ha de contar con un sistema integrado de gestión de procesos de negocio.
Debe poder ser accesible desde cualquier lugar y dispositivo.
Es aconsejable que favorezca el trabajo en equipo.
Debe incluir indicadores para obtener datos medibles de los procesos, que además te permitan analizarlos para detectar las mejoras a realizar.
Si tiene un sistema de alertas y notificaciones, podrá facilitar la comprobación de que el proceso avanza correctamente.
Su flexibilidad para adaptarse a los cambios de la mejora continua ha de ser máxima.

El Lean Management produce una serie de beneficios a largo plazo que no solo tienen que ver con la reducción de costes. De hecho, este enfoque proporciona mejoras significativas en la eficiencias que pueden ayudar a crecer a tu empresa, a que sea más competitiva y a hacerla más atractiva a ojos de los inversores.

Entre las ventajas de aplicar las herramientas Lean en el marco de esta filosofía destaca la mejora de la planificación estratégica, que gana en calidad al ampliarse la visión, gracias a la intervención de las partes interesadas. A su vez, el Lean impulsa el compromiso en la organización. La cultura de empresa se ve beneficiada al incorporar este tipo de prácticas que facilitan que los empleados comprendan que todos contribuyen de manera significativa al desempeño financiero del negocio.

Por último, cabe señalar que las compañías que operan de acuerdo con los principios Lean pueden navegar mejor en el ciclo de vida competitivo, al ser conscientes de sus áreas de mejora y sus fortalezas. Esta perspectiva facilita la creación de una hoja de ruta que hace posible que puedan adaptarse a los cambios, por desafiantes que parezcan.El Lean implica menos desperdicios, más eficiencia, menos errores, inventarios reducidos, una mejor visibilidad, más implicación de todo el equipo, mayor comprensión del proceso y menores costes. ¿Está tu empresa sacándole el máximo provecho?