Planificación del proyecto: la base para su éxito

Poner en marcha un nuevo proyecto no es una tarea sencilla. En muchos casos, es fundamental conocer su viabilidad de antemano para que la empresa lo ejecute. Es decir, es necesaria una fase de análisis y planificación del proyecto que tenga como fin saber si es viable o no.

De hecho, si se quiere acometer un nuevo proyecto no hay que dejar hueco a la improvisación, porque puede arruinarlo. Eso no quiere decir que los planes iniciales no puedan modificarse. Pueden hacerlo, pero siempre después de un análisis y una toma de decisiones exhaustiva. ¿Quieres saber más?

Qué es la planificación de un proyecto

En esencia, la planificación de un proyecto consiste en la concreción de los pasos que deben darse para su desarrollo y puesta en marcha. Pero también tiene como objetivo controlar su avance. Supone, por tanto, ordenar las tareas correspondientes de un determinado proyecto para lograr un objetivo, tanto en recursos como en tiempo.

Esta planificación dependerá del área de aplicación y de la complejidad del proyecto, y debería ser lo suficientemente robusta como para responder siempre a su entorno cambiante. Para ello, hay que realizar diversas tareas previas, entre las que están el análisis del proyecto y el establecimiento de sus objetivos.

Etapas en la planificación del proyecto: fases previas

Antes de programar las fases que se deben acometer para la puesta en marcha de un proyecto, es importante hacer dos tareas: el análisis del proyecto y la definición de los objetivos que se quieren conseguir con su puesta en marcha.

El análisis del proyecto

El análisis es el primer paso que debe darse en toda planificación de proyectos. En esta etapa se estudia su viabilidad y su relación con el medio y el sector en el que se pretende implementar.

También se estudian los factores que pueden afectar a su desarrollo, que pueden ser de diferentes tipos, por ejemplo:

Económicos. Especialmente en todo lo que tiene que ver con los costes que acarrea.
Sociales. Hay que asegurar que el proyecto vaya en línea con la cultura de la empresa o los mensajes que se desean transmitir.
Tecnológicos. El proyecto debe tener en cuenta la realidad tecnológica actual y ser viable en ese sentido. En relación a esto, es importante contar con un buen sistema de planificación de proyectos, como un ERP, que contribuya a su éxito y ayude a definir los objetivos y sus fases.

Si se detecta que alguno de estos factores puede afectar al proyecto de manera negativa, es el momento de introducir en él los cambios necesarios para que no sea así. Y si no puede evitarse el problema o daño de ningún modo, puede que convenga replantearse por completo el proyecto para evitar que se vuelva inviable.

La definición de los objetivos

Una vez se llega a la conclusión de que el proyecto es viable, llega la hora de establecer sus objetivos. Para ello, hay que dar respuesta a varias preguntas, como qué busca conseguir la empresa con su puesta en marcha y por qué razones quiere realizarlo.

También es importante conocer los resultados que se esperan alcanzar. Con esto se consigue mucha información que resultará vital en las siguientes etapas de la planificación del proyecto.

Las etapas centrales de la planificación de un proyecto

Terminadas las dos fases iniciales de toda planificación de un proyecto, es la hora de llevar a cabo el resto de etapas centrales, como la identificación de recursos y el plan de trabajo.

Identificación de recursos

Una vez definidos los objetivos del proyecto, es hora de identificar los recursos necesarios para llevarlo a cabo. Esta fase consiste en elaborar una relación de las herramientas, medios e instrumentos que se van a utilizar para el despliegue del proyecto y para la realización de sus diferentes etapas. Pueden ser de varios tipos: humanos, tecnológicos, económicos, etc.

Entre ellas estarán, en función del tipo de proyecto, el personal encargado de llevarlo a cabo, los recursos informáticos necesarios y hasta el presupuesto con el que se cuenta.

Esta fase puede servir para identificar los puntos fuertes y débiles del proyecto. Por ejemplo, se puede descubrir que el equipo de expertos con el que se cuenta es adecuado para su desarrollo, pero que el presupuesto es insuficiente para poder lanzarlo. Por tanto, es también una fase muy importante para, en base a las debilidades que se detecten, hacer los cambios necesarios.

Plan de trabajo

La siguiente etapa es decisiva en la planificación del proyecto y consiste en establecer el plan de trabajo para la puesta en marcha del mismo. En ella hay que concretar plazos de ejecución, fechas de entrega, metodologías a utilizar para su desarrollo, tareas necesarias y su reparto, etc. Pero también la estrategia a seguir, así como el sistema de trabajo y los métodos que regirán la comunicación en el equipo.

En definitiva, en esta fase se elabora la hoja de ruta del proyecto. Hay que tener en cuenta que no se trata de un plan inamovible, sino que debe ser flexible. Durante el desarrollo del proyecto surgirán variables que incidirán en su puesta en marcha, por lo que es aconsejable dejar márgenes para que estos no afecten a su desarrollo, o lo hagan lo menos posible.

Proyecto en marcha y valoración de resultados

Si todo ha ido bien, el proyecto terminará su fase de desarrollo conforme a lo previsto. Puede que también haya experimentado algunas alteraciones que hayan afectado a sus plazos, e incluso a los objetivos iniciales.

En cualquier caso, la planificación del proyecto no termina con su puesta en marcha ni tras su desarrollo. Será necesario que, transcurrido un tiempo, se analicen los resultados obtenidos y se valore si se han cumplido los objetivos iniciales.

En este punto, lo más recomendable es elaborar un informe sobre el proceso seguido y los objetivos logrados. Además de para valorar los resultados conseguidos, este informe servirá, entre otras cosas, de referencia para la planificación de futuros proyectos.

Conclusiones

En resumen, en toda gestión de proyectos es fundamental realizar una planificación que contemple todas sus fases, con el fin de alcanzar los objetivos fijados. Evidentemente, puede haber cambios con respecto a lo planificado, pero es más probable que estas desviaciones sean mínimas en comparación con las de un proyecto que no esté planificado de antemano.