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Desafíos de los proyectos ágiles para adaptarse a mercados cada vez más cambiantes

La gestión de proyectos ágiles es una metodología de gestión de proyectos que intenta fomentar el trabajo en equipo y hacer que, tanto el equipo como el trabajo, sean flexibles y se adapten a las necesidades del proyecto y del cliente.

Entre sus ventajas se encuentra que permiten tener un mayor control sobre el seguimiento del proyecto, hacen mucho más fácil introducir cambios y ajustes cuando este lo necesite y aumentan la satisfacción del cliente final, ya que lo estás involucrando en el proyecto desde un inicio.

Pero la gestión de proyectos ágiles tiene importantes desafíos por delante.

Retos de la gestión de proyectos ágiles

En muchas empresas, la gestión de proyectos ágiles se introduce en forma de proyecto. Durante esta fase de implantación, es común que algunas personas del equipo aún piensen que la forma de trabajar anterior era mejor.

Gestionar las expectativas de los empleados supone un desafío para la implantación de la gestión de proyectos ágiles dentro de una empresa, ya que esta debe cumplir con las expectativas de trabajo del conjunto de la organización. En este contexto, la resistencia al cambio acostumbra a crear el problema.

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Existen otros desafíos a los que se debe enfrentar la gestión de proyectos ágiles. Son los siguientes:

DESAFÍOS

GESTIÓN DE PROYECTOS ÁGILES

Gestión de la incertidumbre

Una descripción del trabajo demasiado abierta y subjetiva puede crear incertidumbre a los trabajadores sobre las funciones que tienen que realizar y, en consecuencia, creará también desconcierto.

Priorización

Con la gestión de proyectos ágiles, la priorización de qué se debe realizar en primera instancia y qué se puede dejar para después es más complicada de establecer, ya que los proyectos se están gestionando desde otro punto de vista.

Limitación de las reuniones

La limitación de tiempo de las reuniones diarias o sprints diarios es de 15 minutos. Durante el proceso de adaptación, a los trabajadores les puede resultar imposible ajustarse a este tiempo, ya que están acostumbrados a plantear las reuniones para exponer hasta el mínimo detalle del proyecto. 

Cultura de equipo

Es importante construir una cultura sólida con el equipo para garantizar que los procesos se realicen de forma uniforme. Se puede dar que algunos miembros no tengan la misma visión de cómo realizar los procesos o trabajos planteados.

Resolución de conflictos

La resolución de conflictos es importante para cualquier empresa, ya que estos siempre van a aparecer. La empresa debe plantear un circuito en el que exista la figura de un facilitador que establezca un criterio.

Gestión de las expectativas

Es importante que los empleados dejen a una lado las expectativas que las experiencias vividas con los métodos de gestión de proyectos tradicional les hayan generado. Las funciones del gestor tradicional son muy diferentes a las que debe realizar el gestor de proyectos ágiles. Esperar que las dos figuras cumplan las mismas funciones es un error que lleva al fracaso de la implementación del proceso de adaptación.

Los principales desafíos que debe superar el equipo con la gestión de proyectos ágiles

proyectos agiles

En la gestión de proyectos ágiles existe un responsable de desarrollo. Por ejemplo, en la metodología ágil de Scrum, el responsable del desarrollo del producto es el Scrum Master. Por esta razón, la gestión de proyectos ágiles siempre reúne diferentes perfiles dentro del equipo y, por tanto, profesionales con diferentes habilidades para llevar a cabo un proyecto. Estas diferentes habilidades permiten que distintos conocimientos se complementen y hacen que el proyecto consiga llegar hasta su término, cubriendo las necesidades del cliente.

Un buen equipo de gestión de proyectos ágiles debe realizar sus tareas con un alto nivel de implicación y de colaboración. Esto hace posible conseguir la máxima productividad y que se necesite solo una mínima coordinación para llevar el proyecto a buen puerto. Para conseguir minimizar esta dependencia del equipo, sus integrantes tienen diferentes habilidades y son expertos en cada una de sus áreas. Por eso se les ha elegido para formar parte del equipo, por el dominio que tienen de ellas. Aunque también deben tener conocimientos básicos y habilidades relacionadas con las áreas del resto de personas que forman el grupo de trabajo.

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Existen otros desafíos que debes tener en cuenta si quieres tener éxito con un equipo de gestión de proyectos ágiles:

DESAFÍOS

GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTOS ÁGILES

Gestionar los compromisos con el cliente

Establecer y analizar las necesidades del cliente y el enfoque que se le debe dar al proyecto, según las experiencias de la empresa, para ofrecerle el mejor producto o servicio cubriendo sus necesidades y expectativas. 

Gestionar el funcionamiento del equipo

Establecer el trabajo como si el equipo fuera una sola unidad, ya que se deben gestionar los diferentes perfiles de manera que se consigan unir esfuerzos. Esto facilita alcanzar los objetivos en los tiempos establecidos para llegar a las metas marcadas en el proyecto.

Gestionar el cambio

Saber absorber y atender de forma ágil todas las peticiones de cambio que el cliente pueda realizar a medida que el proyecto evolucione. Una de las premisas de la gestión de los proyectos ágiles es que tiene que ir adaptándose conforme evoluciona el proyecto. Es decir, ser capaz de amoldarse rápidamente a los cambios que el cliente pueda pedir en cualquier momento.

Gestionar la comunicación

Establecer mecanismos de gestión de la comunicación para que el feedback entre los clientes y el equipo que gestiona el proyecto sea fluido. Si la comunicación es fluida, el cliente se siente escuchado y, por tanto, siente que es parte del desarrollo del proyecto. Por norma general, un cliente involucrado es un cliente satisfecho con el resultado final.

Gestionar el desarrollo del proyecto

Asegurarse de que el proceso y la velocidad de desarrollo del proyecto son sostenibles, teniendo en cuenta la carga de trabajo que tiene el equipo. Si se sabe gestionar el desarrollo del proyecto, el equipo lo entregará dentro del plazo acordado, cumpliendo así con las expectativas que tenía el cliente al inicio.

Además de los desafíos que aparecen en la gestión de proyectos ágiles, debes tener en cuenta que, en la mayoría de empresas, la implantación de cualquier nueva metodología no suele ser fácil. El proceso requiere paciencia, tiempo y muchos ajustes para que el equipo se adapte a una nueva manera de trabajar y pueda aprovechar sus ventajas.

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