Software de Control Presencial

El nuevo modelo híbrido avanza imparablemente. Cada vez son más las empresas españolas que optan por flexibilizar sus políticas y facilitan trabajar remotamente a la plantilla. En este momento de transición, cuestiones prácticas como la elección del software de control de presencia, se suman a otros temas, entre los que destacan los relacionados con la cultura empresarial.

Quienes optan por dar este paso desean ofrecer a sus empleados la mejor experiencia posible. Y al mismo tiempo, no pierden de vista la normativa. Dada la obligatoriedad del control de presencia, las empresas que no habilitan los medios para llevarlo a cabo de manera efectiva se exponen a sanciones por incumplimiento. El elevado coste de las mismas, entre los 600 y los 6.250 euros, apremia a quienes buscan evitar a toda costa ser expedientados.

¿Sabías que solo medio año después de entrar en vigor esta medida ya se habían contabilizado sanciones por valor de 113.000 euros por motivos relacionados con el incumplimiento de los requisitos de control horario?

Obligaciones en materia de control de presencia

El Real Decreto 8/2019, de 8 de marzo de 2019, es la base legislativa de esta medida que busca impulsar la seguridad jurídica (tanto para los empleados como para los empleadores), garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada laboral y facilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Esta norma exige a las empresas lo siguiente:

Contabilizar las horas ordinarias y complementarias de los trabajadores.
Habilitar medios para que los empleados puedan realizar el registro diario.
Resumir el cómputo de horas mensualmente.
Conservar estos datos durante un mínimo de 4 años y asegurar que quedan a disposición de la Inspección de Trabajo, en caso de ser solicitados.

¿Qué ocurre si un trabajador no ficha?

Previa información a la plantilla de esta obligación, si algún empleado no registra sus entradas y salidas intencionadamente de manera repetida, ya sea en un software de control de presencia o mediante otro sistema, o se olvida de cumplir con esta condición con demasiada frecuencia, pueden tomarse medidas. En concreto, la empresa podría invocar el artículo 58 del Estatuto de los Trabajadores y sancionar al empleado.

¿Quién está obligado a fichar?

Todas las personas vinculadas a la empresa por contrato laboral tienen la obligación de dejar constancia de la hora a la que inician su actividad laboral y la hora a la que la finalizan. El control de presencia debe llevarse a cabo, independientemente de si se acude presencialmente al centro de trabajo o si se teletrabaja.

¿Cuándo es obligatorio el registro de jornada?

Lo es siempre (cada día) desde hace meses y no existen excepciones para ninguna empresa con trabajadores. El artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores lo explica.

La Encuesta de Población Activa lanzada en 2019 descubrió que cerca del 5 % de los asalariados realizaba horas extras y que, de ellos, un 50 % no las cobraba ni las cotizaba. En ese año, solo un 4,8 % de los asalariados en nuestro país trabajaba remotamente. Hoy, 8 de cada 10 empresas incluyen algún tipo de políticas de trabajo flexibles.

Si bien en un principio el cambio a este entorno distribuido planteaba un reto a los empresarios a la hora de organizar la actividad y realizar un control de presencia efectivo, en la actualidad, la búsqueda de soluciones eficaces les ha brindado nuevas ventajas que muchos han sabido aprovechar.

El control de presencia en la empresa híbrida

La empresa híbrida busca ser más adaptativa y eficiente, encuentra nuevas formas de elevar su productividad y, a la vez, garantiza una experiencia más satisfactoria y personalizada a los empleados.

En este modelo de negocio el cumplimiento es tan importante como lo era en su versión tradicional, antes de flexibilizar sus políticas de trabajo. Por eso, una de las prioridades es hacer una buena elección de software de control de presencia.

Qué es un software de control de presencia

El software de control de presencia es una solución que permite hacer un registro de la hora de inicio y fin de jornada de cada trabajador de la empresa, sea cual sea su ubicación. Entre la información que ofrece se encuentran estos datos:

La hora a la que cada empleado ha empezado y finalizado su trabajo.
El cómputo total, por mes, de las horas ordinarias y extraordinarias de cada trabajador.
La cifra del total de horas extras trabajadas en la empresa en ese periodo.

Lo que no hace es almacenar datos relativos a la productividad. El software de control de presencia no resulta invasivo en este sentido y se limita a hacer más fácil alcanzar el nivel de cumplimiento exigido por la Ley.

Es por ello que un buen partner no brindará información acerca del número de pausas que se han tomado los miembros de la plantilla, pero sí que conservará los registros de horas de inicio y fin de actividad durante 4 años y facilitará que la empresa pueda entregar a cada empleado una copia del resumen de sus horas trabajadas junto a su nómina.

Hoy día, teniendo en cuenta que teletrabajar es una opción viable, los sistemas manuales tienen muchas desventajas (limitaciones relacionadas con la localización o las tarjetas manuales) en comparación con el software de control de presencia. Y es que este hace posible la integración con otras herramientas tecnológicas, opera en el cloud y no requiere de ningún tipo de instalación.

Qué hace un software de control de presencia

El software de control de presencia de Ekon ayuda en lo siguiente:

Reducir costes operacionales, al facilitar la adaptación a las cargas de trabajo y necesidades del negocio.
Impulsar la productividad, reduciendo tiempos muertos y optimizando el aprovechamiento de los recursos disponibles.
Simplificar la creación de nóminas, evitando errores y agilizando la tarea gracias a la automatización.

Muchos señalan que los software de control de presencia han supuesto un antes y un después en la gestión del absentismo, aunque la ventaja más valorada por los empleados es que contar con una solución de este tipo facilita la conciliación. ¿Cuenta tu empresa con uno?