El volumen óptimo de pedido: imprescindible para optimizar los costes

La gestión de stock requiere de un engranaje perfecto entre todos los procesos que forman parte de ella, ya sea en el momento de la identificación, de la colocación o incluso del cálculo del volumen óptimo del pedido (VOP). Para ello, es necesaria la implicación de diversos departamentos (el de Compras, el de Ventas y el de Finanzas), así como contar con un ERP de gestión que facilite que todos los datos estén correctamente volcados y disponibles para que cada uno de los implicados sea capaz de desarrollar su trabajo de la mejor manera.

A continuación te explicamos todo lo referente al VOP para que puedas contribuir a que tu compañía alcance los máximos beneficios posibles.

¿Qué es el volumen óptimo de pedido?

El volumen óptimo de pedido es el cálculo resultante que permite saber con exactitud cuál es la cantidad de unidades que la empresa debe solicitar en cada pedido, ya sea para la propia producción o para la venta. Su finalidad es reducir al mínimo los costes, conservando la calidad, y mantener un correcto inventario de las mercancías.

Para poder calcular el VOP se utilizan varios métodos:

El modelo de previsión perfecta, que tiene en cuenta el ritmo de salida de los artículos almacenados.
El modelo estocástico, en el cual no se conoce el ritmo de salida y el cálculo se lleva a cabo según las probabilidades de resolución de los problemas existentes en el propio almacén.

Aunque el método más utilizado, sin lugar a dudas, es el Harris-Wilson, que vamos a explicar en más detalle a continuación.

¿En qué consiste el método Harris-Wilson?

Fijar el volumen óptimo de pedido puede resultar complejo y, por ello, la gestión de inventarios debe adoptar e implementar unos criterios muy concretos. Con el método Harris-Wilson el proceso es mucho más sencillo, pero para que el sistema aplique una optimización correcta la empresa debe cumplir con los siguientes requisitos:

Los aprovisionamientos por lotes de producto deben ser de cantidades constantes, es decir, ser siempre del mismo tamaño.
La demanda del producto ha de ser constante y conocida a lo largo de todo el año.
Los precios de los productos deben ser, también, conocidos y constantes.
El o los proveedores tienen que garantizar que el plazo de entrega de las existencias sea siempre el mismo.

Una vez se cumplen todos estos requisitos, se puede llevar a cabo el cálculo del volumen óptimo de pedido, o VOP, aplicando el método Harris-Wilson.

Aunque para que todo funcione a la perfección y el resultado sea exacto, hay que tener en cuenta y conocer exhaustivamente los siguientes criterios:

Coste de preparación

Teniendo en cuenta todos los factores que forman parte del proceso de fabricación, es necesario establecer la media de cuánto cuesta manufacturar un producto en concreto.

Consumo al año

También hay que conocer cuál es el consumo anual estimado y, para calcularlo, hay que multiplicar el coste de realizar un pedido por el número de pedidos que se llevan a cabo en un año.

Para saber cuál es el total de pedidos anuales se debe tener en cuenta la demanda al año y dividirla entre el tamaño del pedido.

Coste del artículo

El coste del artículo, en el momento en el que se aplica el método Harris-Wilson para calcular el volumen óptimo del pedido, debe aparecer en su ficha correspondiente. Por eso, se hace imprescindible contar con un buen ERP de gestión de almacenes que optimice y facilite todo el proceso.

Coste del almacenaje

Por último, hay que tener en cuenta el coste de almacenaje, y esto equivale al coste total del mantenimiento de todos los inventarios que permanecen en el almacén. Aquí se ha de contar el alquiler, los salarios del personal, los seguros, los consumos de suministros, la depreciación de los productos, los costes financieros, etc. Es decir, todos los gastos asociados a tener un almacén.

Para calcularlo, hay que aplicar el coste de mantener una sola unidad del producto en el almacén y multiplicarlo por el número de existencias que se almacenan. Pero, además, también hay que tener en cuenta el stock de seguridad, que supone un coste extra.

Conclusión

El volumen óptimo de pedido es esencial para que los beneficios de la empresa se mantengan o incrementen, y el método Harris-Wilson es el mejor método para conseguir calcularlo con exactitud.

Además, para evitar cualquier tipo de error y optimizar el tiempo de los empleados que se dedican a la gestión del almacén y de los inventarios, es imprescindible utilizar un software ERP que mantenga actualizados todos los datos y sea capaz de adaptarse a las necesidades concretas de cada empresa. ¿Tu compañía ya cuenta con uno?