gestor de proyectos
21 May. 2020

El gestor de proyectos, una pieza clave para tu empresa.

 

En un momento caracterizado por el avance y la expansión de la digitalización de los procesos dentro de la empresa, quien controla la información tiene el poder. En este contexto, el gestor de proyectos tiene un papel clave en la administración y en conseguir poner en marcha los proyectos de la compañía. 

El papel del gestor de proyectos

La gestión del proyecto es tan importante, que se aplica en todos los ámbitos de la empresa.

En estos, podemos diferenciar entre:

  • operaciones: tareas repetitivas, la producción y la administración de los recursos
  • proyectos: no son simples conjuntos de tareas relacionadas entre sí, sino que tienen objetivos marcados y el gestor de proyectos es fundamental para llegar a ellos

La gestión de proyectos hace posible que existan cambios en la empresa. Su necesidad aparece cuando la compañía quiere crear nuevos productos o servicios, ejecutar las propuestas del plan estratégico, expandirse a nuevos mercados, lanzar nuevas líneas de negocio, implantar cambios tecnológicos… Todo esto no se gestiona agrupando las tareas, sino proyectando hacia el futuro para después conseguir unos objetivos de tiempo, coste, alcance y calidad. 

La clave para que todo ello funcione es el gestor de proyectos o project manager, alguien que no está al cargo de hacer las cosas, sino de hacer que las cosas se hagan. Este debe dominar muchas técnicas de gestión, pero sobre todo tiene que ser un buen negociador, buen comunicador y buen líder.

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El método de la ruta crítica, una herramienta esencial para el gestor de proyectos

En la gestión de proyectos existen algunos límites, tanto en lo que se refiere al alcance, como al tiempo, la calidad y el presupuesto. También es importante la optimización en su planificación, es decir, cómo estamos asignando los recursos de la empresa para conseguir los objetivos marcados. Por lo tanto, el éxito de los proyectos se consigue llegando a los objetivos marcados, cumpliendo con el tiempo, la calidad y el alcance establecidos.

La gestión de los proyectos está estructurada en diferentes fases para lograr los objetivos de ejecución. Una herramienta que permite conseguir los objetivos marcados al gestor de proyectos es el método de la ruta crítica o CPM (Critical Path Method).

Este método determina la ruta crítica o el camino más largo, mostrando los posibles cuellos de botella dentro del proyecto que se está gestionando. Al controlar la ruta crítica, el gestor ve la duración del proyecto y puede administrar mejor el tiempo de producción.

Por tanto, podemos definir el método de la ruta crítica como un algoritmo basado en la teoría de redes que está diseñado para facilitar el desarrollo y la ejecución de un proyecto. El resultado final de este método va a ser un cronograma del proyecto, en el cual se puede estimar la duración total del mismo y se pueden clasificar sus fases más críticas.

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El algoritmo del método de la ruta crítica se desarrolla a través de diferentes intervalos determinísticos. Este método es eficaz para el gestor del proyecto porque facilita el pronóstico y le permite estimar los elementos necesarios dentro del proyecto. Por tanto, le permite administrar, investigar y analizar todos los escenarios que se pueden dar. Es decir, saber qué dificultades pueden surgir, cosa que hace posible evitar sorpresas minimizando el desperdicio.

Estableciendo la ruta crítica, el gestor de proyectos puede tomar mejores decisiones a la hora de ejecutar el proyecto. Por eso es un método clave para controlar su evolución. 

Para definir el diagrama del método de la ruta crítica debes tener en cuenta las siguientes fases:

  1. Delimitar las actividades que se realizan en un proyecto y que son básicas para ejecutarlo.
  2. Establecer un cálculo de la red de actividades que componen un proyecto y considerar los diferentes tiempos y tiempo de holgura, es decir, la diferencia de tiempos que existe de una actividad a otra.
  3. Establecer la relación entre las actividades. Se debe realizar una evaluación de la secuencia que determina el tiempo total del proyecto. Para conseguir una mayor eficacia, el tiempo de las actividades que se establecen dentro de la ruta crítica debe tener un control.

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La metodología del gestor de proyectos del siglo XXI

La metodología de gestión de proyectos puede seguir diferentes modelos, pero las exigencias de los tiempos en que vivimos han hecho que algunos de ellos se impongan en el uso diario.

Aunque las fases básicas de la planificación y ejecución de un proyecto no han cambiado desde hace siglos, en las últimas décadas se han producido una serie de modificaciones en el enfoque de la gestión de proyectos. Puedes ver las principales en la siguiente tabla:

PASADO PRESENTE
Gestión de proyectos Con responsabilidad: las empresas añadían tareas de gestión de proyectos a las responsabilidades habituales de los empleados a tiempo completo. Cargo distribuido: la gestión de proyectos goza de más reconocimiento y respeto, y las empresas empiezan a contratar gestores de proyectos especializados.
Gestores de proyectos Ejecutores: los gestores recibían proyectos y se les encargaba la coordinación de su ejecución. Estrategas: los gestores de proyectos trabajan en organizaciones dinámicas y se hacen cargo de los proyectos de principio a fin, desde el momento de establecer la justificación empresarial y la gestión hasta la entrega de los resultados.
Procesos En cascada: se utilizaban procesos secuenciales para describir cada fase de un proyecto, definir los productos a entregar y cumplir con los plazos. Ágil: los procesos son iterativos y los equipos se adaptan a las necesidades cambiantes de los clientes.
Equipos Mismo lugar geográfico: los equipos estaban formados por empleados locales que se desplazaban hasta la oficina central y trabajaban las mismas horas. A distancia: las empresas utilizan una fuerza laboral virtual. El gestor de proyectos está gestionando equipos de personas con diferentes idiomas, culturas y zonas horarias.
Herramientas Escritorio: se usaban herramientas on-site caras, muy técnicas y se contrataba a gestores de proyectos cualificados para utilizarlas. En la nube: las empresas están adoptando herramientas multiplataforma en la nube que son sencillas de utilizar.
Reuniones Proyectos programados: era necesario programar reuniones de estado de manera periódica para informar de los avances del trabajo, tratar problemas y mantener al equipo en la misma línea de trabajo. Actualizaciones virtuales: las nuevas tecnologías facilitan las notificaciones en tiempo real y las comunicaciones instantáneas, cosa que permite la colaboración constante del equipo del proyecto.