Cómo se puede optimizar el control de tiempo de una empresa

El control de tiempo es básico para que en una empresa no se deje nada sin hacer. Todos los trabajadores tienen un cierto número de horas para realizar las tareas que tienen asignadas, por lo que cada minuto debe ser aprovechado. Una pérdida de tiempo puede acarrear un descenso en la productividad, que va a impactar de forma directa en los beneficios.

Para realizar un control de tiempo se necesita un sistema de control que se adecue a las necesidades de la compañía. Contando con él, se puede dominar mejor cualquier imprevisto. Y es el departamento de RR. HH. de la organización el que debe realizar un registro diario de las labores de cada uno de los trabajadores de la empresa.

En este artículo te explicamos en qué consiste y qué función tiene el control de tiempo, de qué clases puede ser y cómo optimizarlo.

¿Qué es y para qué sirve el control de tiempo?

Realizar un control de tiempo consiste en establecer un conjunto de procesos que se destinan a registrar el tiempo efectivo de trabajo de cada uno de los empleados. Esto inicia en el momento en que el trabajador llega a la oficina o empieza su jornada laboral en casa, y finaliza cuando el miembro de la plantilla abandona las instalaciones o realiza el cierre de la jornada laboral, si está teletrabajando.

Hoy en día, el control de tiempo se debe adaptar a la flexibilidad de horario de trabajo que solicita cada empleado a la empresa. Es decir, hay que adaptarse a la implantación del teletrabajo, para realizar este control de manera más precisa. Los miembros de la plantilla pueden estar ubicados en diferentes sitios, lo que puede implicar un cambio en los timings que estén realizando.

El control de tiempo está en manos del departamento que se encarga de la gestión de los trabajadores, es decir, el Departamento de Recursos Humanos. Este, además, debe controlar los días que cada empleado está ausente, de permiso o de vacaciones.

Tipos de sistema de control de tiempo empresarial

El control de tiempo dentro de una compañía se puede realizar a través de diferentes mecanismos. Algunos están cada vez más en desuso, como la firma en papel, frente a las herramientas digitales que han aparecido y cada día se utilizan más. Por tanto, las organizaciones tienen diferentes opciones a su alcance para establecer el sistema de gestión más adecuado a sus necesidades.

Estos son los sistemas de control de tiempo que puede tener una empresa:

SISTEMAS DE CONTROL	DESCRIPCIÓN
Tradicionales	Estos consisten en usar hojas de papel para que los trabajadores las firmen e indiquen sus horas de entrada y salida. Hoy en día no se utilizan, tanto por la digitalización del proceso como por los requerimientos de almacenaje derivados del cumplimiento de la ley.
Excel	Esta plataforma es una evolución del sistema tradicional, aunque no presenta grandes cambios, más allá de que se usa el ordenador para realizar el registro de las entradas y salidas de la plantilla.
Máquina de fichar	Se trata de un sistema digital y mecanizado para realizar el control de tiempo, aunque también está obsoleto. Esta máquina utiliza fichas para hacer la marcación de la entrada y salida de los empleados.
Tarjetas	Este sistema se está utilizando bastante en las organizaciones hoy en día, ya que es cómodo de usar tanto para la empresa como para el trabajador y permite un buen control. No utiliza una infraestructura demasiado compleja, solo se necesita un lector y tarjetas configuradas para que el sistema informático registre las entradas y las salidas.
Biometría	El control de tiempo a través de biometría es uno de los sistemas que ofrecen mayor seguridad. Este hace la lectura de la huella dactilar del empleado y, por tanto, la posibilidad de fraude por su parte se reduce.
Sistema con contraseña	El sistema de control a través de una contraseña es uno de los más sencillos de utilizar e implantar. Se puede instalar un sistema informatizado en la entrada de las instalaciones para poder entrar en la plataforma digital y así registrar la entrada y la salida del empleado.
Nube	El sistema en la nube para el control del tiempo es una de las soluciones más avanzadas, ya que permite el control del personal desde diferentes ubicaciones. En otras palabras, funciona tanto si se está trabajando desde el comedor de casa como desde la mesa de la oficina.

Cómo optimizar el sistema de control de tiempo en una compañía

Ya has visto que existen diferentes maneras de controlar el tiempo y que se pueden usar diferentes aplicaciones y software.

Este tipo de software ofrece flexibilidad dentro del sistema de control y sencillez a la hora de que las empresas implanten el teletrabajo para sus empleados. Los datos que se recogen a través de estas soluciones se pueden analizar después y ayudan a la dirección a tomar decisiones.

Por otra parte, estos software están preparados para cumplir con la ley de protección de datos. Se trata de algo importante, ya que deben guardar información sobre los empleados de la compañía, así como los resúmenes de cada mes durante un periodo de 4 años, además, cumpliendo con lo establecido por la ley de control de presencia.

El objetivo de los sistemas de control de tiempo es descubrir las tareas que no son eficientes y los ladrones de tiempo que impiden que un trabajador realice sus tareas. Por tanto, ayudan a encontrar aquellos hechos o factores que hacen improductivo a un miembro de la plantilla

Si quieres gestionar el sistema de control de tiempo en tu organización, puedes ayudarte de un software como Ekon RR. HH., diseñado para gestionar tus procesos y políticas. Este te permitirá realizar las tareas de Recursos Humanos y aportará un nuevo enfoque a la gestión del capital humano de tu compañía.