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Qué son las herramientas de análisis de datos y cómo aprovecharlas

Sea cuál sea la actividad de tu empresa, la información es el elemento más importante para tomar buenas decisiones estratégicas. Sin embargo, de nada sirve disponer de la enorme cantidad de datos que cualquier compañía recopila en su día a día si estos no se estudian de la forma adecuada utilizando las herramientas de análisis de datos necesarias.

En pocas palabras, la analítica es un proceso complejo que implica la limpieza, transformación y modelado de los datos con el objetivo de conseguir extraer información útil y relevante para la toma de decisiones empresariales. Para llevarla a cabo, existen muchas herramientas analíticas que se encargan de presentar esta información en tiempo y forma a los responsables de cada área.

Qué son las herramientas de análisis de datos

Las técnicas de toma de decisiones han evolucionado desde las bases de datos que solo presentan la información en listados hasta las herramientas de análisis de datos más avanzadas, que interactúan de forma mucho más eficiente con sus usuarios para conocer los detalles más significativos y relevantes de la compañía.

Estas herramientas se utilizan en todos los departamentos de una empresa y extraen conclusiones a partir de información que se ha recabado previamente. Así, una herramienta analítica puede detectar patrones de comportamiento entre los clientes, los productos que más costes consumen o aquellos con los que se obtienen más beneficios, entre otras muchas cuestiones.

Diferenciar y analizar de forma correcta toda esta información permite optimizar recursos y reducir costes, además de facilitar la posibilidad de encontrar nuevas oportunidades de negocio, lo que permite, a largo plazo, incrementar los beneficios de la compañía.

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Una solución adaptada a cada realidad empresarial

Precisamente porque las necesidades de información en las empresas son diferentes, las herramientas de análisis de datos se deben adaptar a las circunstancias específicas de cada situación. 

Por eso, es importante que las soluciones se configuren y personalicen de acuerdo a cada realidad. Si no es así, la información puede no ser todo lo relevante que la empresa demanda, aunque muchas compañías compartan necesidades e intereses.

Cómo funcionan las herramientas de análisis de datos

analisis de datos

Las herramientas de análisis de datos extraen información relevante para la compañía a partir de los datos brutos de su actividad diaria. En general, este proceso sigue cinco etapas diferenciadas:

  • Obtención de la información a partir de diferentes fuentes, como un ERP, un CRM, un SCM o cualquier otro sistema de gestión de la compañía.
  • Procesamiento de la información. Una vez obtenidos los datos, son procesados por la herramienta para poder ser analizados de forma homogénea, ordenados y categorizados.
  • Presentación de la información en un lenguaje que sea fácilmente comprensible por quienes tendrán que hacer el análisis.
  • Análisis de la información. Una vez ya se tiene la información relevante, los gerentes están en posición de analizarla para resolver problemas. Por ejemplo, si el problema está en los costes de la empresa, los responsables tratarán de detectar aquellas áreas que más recursos consumen; si, en cambio, se busca captar más clientes, el análisis se centrará en buscar nuevos mercados o en atraer a clientes de la competencia.
  • Toma de decisiones. El último paso es la toma de decisiones en función de los resultados del análisis. 

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Por qué utilizar una herramienta de análisis de datos

El análisis de la información es uno de los pilares sobre los que se asienta la evolución de los ERP. De hecho, la mayoría de sistemas disponen de herramientas integradas en el propio software que permiten el análisis de la información para la toma de decisiones estratégicas.

Aunque la utilidad de las herramientas de análisis de datos está fuera de toda duda, lo cierto es que siempre es bueno recordar algunos supuestos en los que la analítica resulta fundamental, como los siguientes:

  • Lanzamiento de un nuevo producto al mercado. Las herramientas de análisis de datos te permiten identificar a tus mejores clientes, los productos o servicios que más compran y conocer sus necesidades reales. De esta manera, puedes anticiparte a la demanda y lanzar productos al mercado que sabes que van a tener una mejor acogida.
  • Reducción de costes. El controlling es una de las áreas empresariales que más uso hacen de la analítica. No en vano, su objetivo es analizar la información interna de la empresa para identificar aquellos procesos o actividades que más costes consumen, cuáles son los más ineficientes y qué se puede hacer para optimizarlos.
  • Mejorar la satisfacción de tus empleados. Las herramientas de análisis de datos también sirven para motivar a tus trabajadores. Con toda la información almacenada y con otra que se puede ir recabando mediante cuestionarios o entrevistas, puedes saber qué les gusta más y qué menos, o cuáles son los puntos que más valoran para tomar decisiones que mejoren la calidad de su trabajo, por ejemplo.
  • Mejorar la satisfacción de tus clientes. Aunque, en el pasado, las herramientas de gestión de clientes se basaban solo en consultar su información, en la actualidad han evolucionado a herramientas de relación con ellos (CRM), mucho más avanzadas y enfocadas a la satisfacción de los clientes. Esta información es fundamental para conocerles mejor, saber en qué estás fallando y qué valoran más, y así poder cambiar aquello que no está sirviendo para proporcionarles valor, ya sea en el producto o en los procesos. De hecho, en muchos casos, la transformación de los datos en información permite incrementar la retención de clientes y mantener sus correspondientes ingresos. 

En definitiva, las herramientas de análisis de datos, o herramientas de analítica empresarial, proporcionan un conjunto de aplicaciones que van más allá del simple manejo de datos brutos en las empresas

Sirven para sacar conclusiones relevantes para las compañías y que, de esta manera, los gestores puedan tomar decisiones estratégicas informadas, de una manera más rápida, efectiva y contundente, basada en información real, instantánea y de calidad. Y si, además, esta solución está disponible en la nube, eso ayudará a reducir costes empresariales, entre otras muchas ventajas.

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