Asegurar que tus productos y servicios cumplen determinados estándares mejora la imagen de tu empresa, su reputación y su posicionamiento. El plan de control de calidad es el instrumento que te facilita alcanzar este objetivo, aunque la forma de abordar su gestión puede marcar la diferencia en cuanto a los resultados. Afortunadamente, una solución que probablemente ya tienes implementada en tu empresa es la clave para optimizar la calidad y mantener su nivel en el tiempo: el ERP.
Con un ERP, ante un problema con un cliente debido a la calidad del producto, se puede tener una indicación clara del SKU y de las cantidades afectadas en minutos, así como los detalles del proveedor y las existencias afectadas restantes. También se obtienen, en segundos, las listas de llamadas necesarias para que el CRM y los equipos de ventas se comuniquen.
En las siguientes líneas exploramos cómo apoya un sistema ERP a la gestión y el plan de control de calidad.
El ERP y el plan de control de calidad en la empresa
La gestión del control de calidad suele ser presentada y dirigida por la alta dirección. De hecho, el compromiso a este nivel es clave en la implementación de cualquier modelo y comienza por la elaboración del plan de control de calidad. En los últimos años, los sistemas ERP se han convertido en una de las herramientas más poderosas para asegurar que se cumplen los estándares de extremo a extremo.
Cada parte de la empresa está implicada en la calidad total, actuando como cliente para unas funciones y como proveedor para otras. Pero son los altos cargos los que se ocupan de crear y desplegar valores y objetivos claros y coherentes, al tiempo que definen e implementan sistemas, métodos y medidas de desempeño bien definidos para lograr esas metas.
Los principales objetivos del plan de control de calidad son la construcción y el mantenimiento de los niveles necesarios para cada producto, servicio y proceso. Por eso, se deben tener en cuenta aspectos como los siguientes:
- Las herramientas y los sistemas de control
- Los rechazos internos y las fallas identificadas
- Los clientes y sus necesidades
- Los proveedores y sus características
- El sistema de auditoría interna y externa
- Los indicadores a monitorizar
- La frecuencia de las evaluaciones
- Las acciones correctivas y su cronograma de aplicación
- Las metas a alcanzar y los objetivos específicos
Es necesario disponer de la información suficiente acerca de cada uno de estos aspectos. Una solución ERP ayuda a recopilar y organizar los datos de toda la empresa. Es una herramienta que facilita la recogida de información desde las operaciones de fabricación, y que además ayuda en el procesamiento de los datos procedentes de proveedores, socios y clientes.
Con esta información, los responsables de calidad tienen la capacidad de obtener una mejor visión de la salud de la organización y tomar decisiones basadas en datos precisos en tiempo real.
Debido a que esta recopilación de información está automatizada dentro de una solución ERP, se eliminan las preocupaciones por los errores que se puedan cometer en la entrada manual de datos. También ahorra tiempo y garantiza que el esfuerzo se enfoque en actividades que aportan valor agregado en lugar de en tediosas tareas manuales.
Calidad: una ventaja que hace competitiva a la empresa
Ya que hablamos de la importancia de contar con un plan de control de calidad, hay que decir que la calidad lo es todo para las compañías, así como para sus clientes. Y, a medida que aumenta el número de estándares de cumplimiento aplicables, el margen para el error se minimiza.
De hecho, el 92 % de los fabricantes afirma que la calidad del producto define su éxito a los ojos de sus clientes. Sin embargo, la necesidad de mantener los estándares de calidad y no perder alineación con los requisitos legales mientras se operan cadenas de suministro globales complejas es algo que ejerce una enorme presión sobre las empresas.
Afortunadamente, un software ERP puede aliviar gran parte de esta presión por los siguientes motivos:
- Ayuda a garantizar que los materiales, productos y procedimientos sean visibles para todos. Permite que sean monitorizados y aplicados o creados correctamente.
- Facilita la configuración de auditorías y verificaciones automatizadas de las materias primas entrantes. Así se garantiza que estas cumplan con los estándares de calidad acordados.
- En el desafortunado caso de que aparezca un problema debido a la calidad del producto, una solución ERP ayuda a los fabricantes a responder rápidamente y minimizar el impacto. Lo consigue identificando con facilidad los lotes y envíos afectados, el tipo de problema y sus causas.
- Permite que toda la cadena de suministro funcione a partir de los mismos indicadores y procedimientos de rendimiento. La transparencia de los datos proporciona documentación, ayuda a identificar problemas y permite que múltiples actores trabajen juntos en el desarrollo de soluciones.
- Hace posible el análisis de datos de inventario en tiempo real y el desarrollo de resultados históricos de control de calidad para identificar patrones. Ello permite un menor desperdicio y menos devoluciones por parte de los clientes.
- Simplifica el cumplimiento de una variedad de conjuntos de pautas regulatorias. Entre otras cosas, crea registros de auditoría e informes, necesarios para documentar los procesos y para la mitigación de riesgos.
Con el seguimiento y los informes correctos, el ERP puede ayudar a mantener los estándares de calidad, descubrir problemas más rápido y responder ágilmente. Su apoyo al seguimiento y cumplimiento en tiempo real ayuda a mantener un control estricto de la cadena de suministro y, por ello, resulta imprescindible en el plan de control de calidad. Si aún no cuenta con uno, ¿ya sabes qué tipo de ERP necesita tu empresa?
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7 de febrero de 2023
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