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ERP y CRM para conseguir un alto rendimiento

Son muchas las empresas que aún tienen dudas sobre los conceptos de software ERP y CRM, sus funcionalidades y si realmente lo necesitan para tu empresa.

Para saber elegir el más adecuado para cada negocio, lo ideal es conocer las diferencias entre uno y otro, y cómo pueden utilizarse para conseguir un mejor rendimiento de los recursos.

A continuación, te explicamos los conceptos de ambos sistemas de gestión para luego analizar su implementación en las empresas.

Qué es un ERP (Enterprise Resource Planning) 

El ERP es un sistema de Planificación de Recursos Empresariales en el que se integran diferentes funciones y áreas de la organización para llevar a cabo los procesos del negocio y mejorar el intercambio de información entre departamentos.

Un ERP puede tener integrados muchos módulos de diferentes áreas, como por ejemplo estas:

  • Almacén
  • Logística
  • Recursos Humanos
  • Marketing
  • Comercial
  • Compras
  • Finanzas

Este sistema permite trabajar de forma centralizada toda la información, aumentando la fiabilidad de los datos y evitando la duplicidad. Además, todo puede ser consultado y gestionado a tiempo real.

Qué es un CRM (Customer Relation Management)

El CRM contiene toda la información de los clientes a nivel comercial y es una herramienta ágil y dinámica. Entre algunas de sus funcionalidades se encuentran las siguientes:

  • Automatizar los procesos de ventas.
  • Almacenar y accionar la información de los clientes.
  • Crear segmentos personalizados.
  • Hacer un seguimiento comercial.
  • Crear promociones específicas.
  • Gestionar la postventa.

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¿Cuál es la diferencia entre el software ERP y CRM?

Las diferencias principales entre un ERP y CRM son:

  • El programa ERP facilita la gestión de todos los procesos internos de un negocio, mientras que el CRM permite el seguimiento comercial del cliente. 
  • El ERP se focaliza en la planificación de los recursos de la empresa, en camvio el CRM registra las relaciones en cada una de sus etapas entre la empresa y los clientes.
  • El ERP integra todos los software de gestión, como el CRM, BI, SGA…
  • El objetivo del ERP es reducir costes y el del CRM es aumentar las ventas.

¿Necesito un sistema ERP y CRM?¿O con uno solo ya basta? 

Si tu empresa necesita mejorar los procesos de marketing y ventas, y ya tiene implementado un software de gestión para otras áreas, lo más seguro es que solo necesites un sistema de gestión CRM.

No obstante, si lo que necesitas es implementar un software que abarque todo el negocio, o si tu compañía está en un período de crecimiento, lo más adecuado es considerar invertir en un sistema ERP.

Ventajas de utilizar un software ERP y CRM

La utilización de un programa ERP y CRM en una empresa puede suponer un salto importante en el crecimiento de la compañía y en mejorar la eficiencia de sus recursos. 

Las ventajas de estos programas son las siguientes:

Datos en tiempo real

Los datos están siempre actualizados y disponibles para los diferentes departamentos.

Automatización de flujos de trabajo y de clientes

Para ser eficaz, es imprescindible trabajar en las automatizaciones de los flujos de trabajo, de esta forma todo está correctamente ejecutado y controlado y con un software ERP y CRM lo puedes lograr.

Vista 360 del cliente

La integración permite una visión completa, desde los prospectos hasta la venta y el soporte, pasando por finanzas. Conocer todo el recorrido del cliente permite anticipar sus necesidades y conocerlas antes de que él te las transmita.

Información única

Combinar los sistemas ERP y CRM evita la duplicidad de la información y permite la centralización de los datos.

Presupuestos y pedidos

Al tener toda la información centralizada, los diferentes departamentos involucrados tienen acceso a todos los datos necesarios en cada fase, aumentando la rapidez de los procesos.

Inventario

Con los sistemas integrados como el ERP y CRM, se reciben las ventas ordenadas con los precios adecuados. Además, se puede ver la disponibilidad actualizada y la información precisa de precios y promociones aplicadas al cliente.

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La importancia de una correcta elección del ERP y CRM

Es primordial acertar con la elección del sistema de ERP y CRM, si esto no se consigue, se corre el riesgo de no cumplir con los objetivos previstos en la empresa, cosa que se puede convertir en un verdadero problema. 

Además, la incorrecta elección del ERP o CRM hace que se pierda tiempo, esfuerzos y dinero. En consecuencia, la compañía necesitará dedicar más recursos a la resolución de problemas, en lugar de poder invertir esa energía en la consecución de los objetivos marcados.

Si una empresa tiene un software de gestión financiera o cualquier otro para llevar a cabo tareas específicas, entonces debería plantearse la inversión en ERP y CRM no solo como grandes almacenes de datos que le ayudan a mecanizar los procesos más básicos, sino como piezas clave en su estructura para generar beneficios o sacar el máximo partido de toda la información almacenada.

Los programas de ERP y CRM ayudan a conseguir objetivos como estos:

  • Controlar eficazmente la gestión de stock.
  • Planificar correctamente el aprovisionamiento.
  • Minimizar el tiempo de preparación de los pedidos.
  • Informar al detalle sobre el coste de producción.
  • Descubrir la rentabilidad real en la ejecución de un proyecto.
  • Fijar el control de la trazabilidad.
  • Automatizar el intercambio de información y los procesos con terceros.
  • Reducir el ratio de devoluciones.
  • Ayudar a entender el comportamiento de nuestros clientes para fidelizarlos y aumentar el volumen de negocio.

Principales problemas a la hora de implementar un ERP y/o CRM en una empresa

La transformación digital de las empresas es incuestionable y es algo que las compañías tienen que hacer ya, si todavía no están en el proceso, para lograr ser competitivas en un mercado cada vez más digitalizado

Pero, ¿cuáles son los inconvenientes con los que se puede encontrar una empresa al decidir implementar programas como ERP y CRM?

  • Reticencia de las personas implicadas en el uso y gestión del software.
  • Resistencia de los comerciales a compartir la información de sus contactos.
  • Sensación de control por parte de las personas y no de mayor eficiencia en los procesos y tareas.
  • Miedo de implementar algo nuevo que no saben si van a saber controlar.
  • Falta de disposición al aprendizaje y la formación en nuevas herramientas.
  • Falta de recursos tecnológicos necesarios.

La innovación digital sigue siendo una asignatura pendiente para muchas empresas y en especial para las pymes. Pero incorporar este tipo de herramientas supone una transformación digital que, en realidad, solo puede traer como consecuencia más ventas, mayor optimización de los recursos y reducción de costes.

Eso sí, no solo se trata de contratar un software, el principal reto es impulsar un proyecto interno innovador que empuje a la organización a crecer.

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