En el mundo de la distribución, el material fluye de forma habitual de proveedores a clientes en función de las compras que se realizan, pero, en determinadas ocasiones, nos vemos en la necesidad de realizar devoluciones de material. Con este post queremos que aprendas a organizar las devoluciones a proveedor de forma correcta.
Para lograr la gestión de nuestro almacén de una forma adecuada, es importante conocer las condiciones y el funcionamiento de las devoluciones.
¿Por qué razones se producen devoluciones a proveedor?
Dependiendo del material con el que trabaje nuestra compañía, puede ser necesario devolver lo que hemos comprado a nuestros proveedores por diversas razones:
- El material se encuentra en malas condiciones (roto, boyado…).
- El material está en mal estado.
- El material no cumple las expectativas de calidad que habíamos pactado con nuestro proveedor.
En el caso de artículos perecederos (alimentos, por ejemplo), y dependiendo del sector, algunos proveedores nos permiten devolver el material si no lo hemos vendido (devolución de material caducado).
Muchas veces, a pesar de saber que ese material va a ser destruido, el proveedor solicita la devolución, ya sea para verificar el material (desconfianza), reaprovecharlo de alguna forma o incluso para enviarlo a una empresa encargada del reciclaje. En el caso en que el material se quiera reciclar, podría ser que el proveedor te solicite que lo envíes a una planta concreta, siendo el destino del material a reciclar diferente al del propio proveedor.
Como consecuencia de todo lo anterior, podemos ver la importancia de disponer de un ERP que nos permita gestionar esas devoluciones que vamos a tener que realizar a nuestros proveedores de material.
¿Cómo organizar las devoluciones a proveedor?
Lo más habitual para organizar la logística inversa, es disponer de una parte del almacén destinada a las devoluciones de material, incluso en función del motivo de la devolución podemos clasificar los productos a devolver en: caducados, rotos, o los que no cumplen con la calidad.
De esta forma, la clasificación ayuda a que cuando dispongamos de cierta cantidad de material para el mismo proveedor, se haga una devolución conjunta.
Definir un circuito de devoluciones genérico es complejo, ya que depende mucho del material con el que trabajemos. De la misma forma, también depende de cómo trabajemos con nuestros proveedores y de cómo se haya pactado la forma de devolver el material.
Pero la forma habitual de gestionar devoluciones a proveedor es la siguiente:
- Definir en el almacén donde vamos a ubicar el material a devolver para cada proveedor, agrupando por motivos por el que devolvemos el material. Por ejemplo: podemos disponer de una ubicación para devolver el material roto al proveedor A, y otra para el proveedor B.
- Establecer la periodicidad de devoluciones a proveedor, por ejemplo, cuando la ubicación está llena, una vez al mes, o cuando se considere necesario.
- Realizar una propuesta de devolución, generando un documento que puede enviarse al proveedor para comunicarle cuál va a ser el material que le vamos a devolver. En la propia propuesta de devolución se podría especificar el precio, ya que en muchas ocasiones ya se ha pactado con el proveedor el precio en caso de devolver el material.
- Generar el albarán. Cuando el proveedor acepta la propuesta, se genera un albarán de devolución, que servirá para entregarlo al proveedor cuando se le envíe la mercancía.
- Recibir la devolución del importe pagado. Por último, la devolución también se acaba integrando en la facturación, donde se nos abona el importe de las devoluciones a proveedor realizadas.
En definitiva, es esencial organizar correctamente nuestro almacén para ubicar el material a devolver a nuestros proveedores. Un buen ERP facilita la organización y nos permite gestionar la devolución de material de forma sencilla.
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