En lo que respecta a gestión del tiempo, uno de los conceptos de los que más se habla en este ámbito es el de ladrones de tiempo. Y no es sin razón, ya que son uno de los principales responsables de la pérdida de muchas Muchos ladrones de tiempo suelen ser sigilosos, incluso invisibles. Se esconden donde menos los esperas y, de repente, han tomado el control de gran parte de tu día sin que te des cuenta. ¿Quieres aprender a identificarlos y acabar con ellos?
Qué son los ladrones de tiempo
Los ladrones de tiempo son distracciones tanto internas como externas que nos afectan sin que nos demos cuenta y nos roban lo más preciado: el tiempo.
Pueden ser muy cautivadores. Sin embargo, tienen una influencia negativa sobre las personas, a las que hacen sentir frustradas, vulnerables y desmotivadas.
Algunos ladrones de tiempo que te pueden estar afectando
Como decíamos, algunos ladrones de tiempo son externos y otros los generamos nosotros mismos. Pueden afectar en el día a día de forma consciente o inconsciente. Suelen robar sólo unos minutos cada vez, pero al final de la semana, estos minutos se convierten en horas y, al final del año, en días.
Para tener una buena gestión del tiempo, lo primero es identificar cuáles son los ladrones de tiempo que te están afectando. Estos son algunos de los más habituales:
La multitarea
Hacer malabarismos ocupándote de dos o más tareas o actividades al mismo tiempo es un error. Está comprobado que el cerebro humano no puede concentrarse de manera efectiva en más de un elemento a la vez. Por lo tanto, cuando alguien realiza múltiples tareas, está perdiendo su capacidad de concentración y eficiencia.
La falta de organización personal
Cuando las tareas están organizadas y las prioridades establecidas, notas como tu día es mucho más productivo.
Si estás buscando una forma efectiva de organizarte, prueba el método de productividad Getting Things Done (GTD), que consiste en liberar la mente de las tareas pendientes para centrarte en lo que estás haciendo en el momento.
No saber decir que no
Aceptar tareas o responsabilidades que no te corresponden o que no te permiten avanzar hacia tus metas te hará perder mucho tiempo. Un “no” a tiempo te puede evitar muchos dolores de cabeza por no tener las horas o la disposición para culminar el trabajo que se te ha asignado.
La incapacidad para delegar
Querer hacerlo sin ayuda es otro de los ladrones de tiempo que favorecen el estrés y la ansiedad. Al efectuar todas las actividades personalmente puedes creer que tienes el control, pero todo lo contrario. No saber delegar hace que no tengas tiempo para la planificación a largo plazo y estés atascado o atascada en las operaciones diarias.
La procrastinación
Seguro que hay un montón de tareas que no te gustan y que siempre estás pensando en posponer. No culminarlas y dejarlas en la lista de pendientes puede ser un tormento. Sin embargo, es fácil solucionar esa situación si completas estas actividades tan pronto como sea posible, lo cual te evitará el estrés y la culpa que genera la demora.
Las interrupciones descontroladas
Además del tiempo robado por la propia interrupción, se necesita una media de 15 minutos para recuperar la concentración perdida. Elimina las interrupciones comunicándole a tus compañeros y jefes las políticas de organización que llevas a cabo para mejorar tu productividad.
El correo electrónico, las redes sociales y la mensajería
Estos son uno de los grandes ladrones de tiempo que existen hoy en día, a causa de los dispositivos móviles. Olvídate de Whatsapp, Facebook, Instagram, el chat de Gmail, los emails, etc. Estas plataformas digitales pueden convertirse en una gran pérdida de tiempo si no tienes control.
Las reuniones innecesarias
Aún existen empresas que realizan reuniones frecuentes para tener la sensación de que todo está controlado, y nada más lejos de la realidad. Si seis personas están desperdiciando una hora de su tiempo en una reunión, la empresa está perdiendo seis horas de trabajo.
La falta de concentración
A veces, factores como un largo día de trabajo, el estrés o la fatiga pueden consumir tu energía y hacer que te sea muy difícil mantener la concentración. Esto significa que sacarás mucho menos rendimiento de tu tiempo. Trata de descansar lo máximo posible, comer sano y hacer algo de ejercicio. Tu salud y tu capacidad de concentración te lo agradecerán.
Una deficiente comunicación interna en la empresa
La comunicación interna en la empresa es esencial para el funcionamiento óptimo de toda la organización. Trabajar con herramientas que faciliten la comunicación y el desarrollo de las tareas permitirá aumentar tu productividad.
Los viajes y desplazamientos
De casa al trabajo, del trabajo a casa y en múltiples viajes a lo largo del día, el transporte no solo tiende a ser el mayor ladrón de tiempo, sino que también es una verdadera fuente de aburrimiento y puede causar mucho estrés.
Medidas como la flexibilidad horaria o el teletrabajo pueden ayudarte a eliminar este ladrón de tiempo, o al menos a paliar sus efectos.
Cómo evitar los ladrones de tiempo
Debes tener muy claro que, para evitar los ladrones de tiempo, tienes que poner límites.
Para implantar esos límites has de definir las reglas con las que se van a establecer y la forma en que los demás también deben reaccionar.
Para evitar los ladrones de tiempo haz lo siguiente:
- Establece políticas de comunicación. Informa a tus compañeros sobre tus políticas para responder al teléfono y al correo electrónico. De esta manera, los demás no esperarán una respuesta inmediata.
- Aíslate de forma controlada. Si hay muchas distracciones a tu alrededor, reserva la sala de reuniones. Si tienes la opción, también puedes trabajar de forma remota desde casa.
- Comunica tus políticas y límites. Asegúrate de que las personas de tu alrededor comprenden realmente tus reglas de trabajo y productividad.
- Aprende a decir NO. Finalmente, aprende a decir que no. Te ahorrarás muchos compromisos adquiridos solo por no quedar mal con los demás.
- Invierte en herramientas de gestión de proyectos. Las herramientas de gestión en la nube para organizar y planificar tareas pueden ser una gran ayuda. Además, te permitirán mantener el foco en tus objetivos.
Los ladrones de tiempo están en todas partes, se implantan cómodamente en tu día a día laboral y, en la mayoría de los casos, ni siquiera eres consciente de que te están robando.
Si quieres mejorar tu desempeño, debes tomar conciencia de tus ladrones de tiempo y crear acciones que te permitan tener el control de tu espacio y tiempo. ¿Sabes ya cuáles son los que más están afectándote ahora mismo?
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