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¿Cómo es y qué abarca el Plan de Recursos Humanos de una empresa?

El plan de Recursos Humanos es, para las empresas, el mapa de ruta estratégico por el que se debe guiar el modelo de gestión de las personas y debe estar alineado a la consecución de los objetivos empresariales. Es, por tanto, una de las herramientas fundamentales que, entroncadas con otros planes como el productivo, el de marketing o el financiero, se utilizan para la consecución de los resultados empresariales. Por eso, es una de las bases que deben integrarse en la estrategia de la empresa tanto a corto como a medio plazo.

El plan de Recursos Humanos: qué es y qué no es

El plan de Recursos Humanos consiste en actividades y proyectos cuya finalidad es contribuir a alcanzar los objetivos empresariales. No nos encontramos ante una serie de asignaturas teóricas de máster de RRHH que no representan la realidad de tu negocio, sino que hablamos de aspectos directos y prácticos que repercutirán positivamente en la generación de beneficios reales.

Todos los proyectos o áreas del departamento de Recursos Humanos van alineados con la estrategia empresarial, y el plan de Recursos Humanos es el que se encarga de organizar todo lo relacionado con ello. Nos centraremos en dos grandes bloques que permitirán dicha alineación:

  1. El plan de formación. Consiste en la definición de las acciones formativas de las que disfrutarán nuestros empleados, tanto en lo relativo a adquisición de nuevos conocimientos y habilidades como en lo relativo al conocimiento de la propia empresa en la que trabajan. Para que la formación alcance sus objetivos, hay que alinear con los managers, curso por curso, qué conocimientos o competencias pretendemos alcanzar y elegir el formato idóneo para cada acción formativa (píldora, mentoring, coaching, etc).
  2. La gestión del desempeño. Consiste en la asignación de los conocimientos y habilidades de cada empleado en uno o varios objetivos, así como la administración de su tiempo y sus posibilidades. En este sentido, es importante fijar los objetivos individuales y grupales para el año, que estén definidos de forma SMART, que sean comprendidos y aceptados por el empleado y que sean una pieza fundamental en el engranaje del éxito para ese año. Por otro lado, esta gestión también implica evaluaciones del desempeño, que sirven para redirigir comportamientos o situaciones que no están funcionando, para reconocer y dar mérito a las que sí se están realizando bien, para dar herramientas que mejoren la situación actual y para escuchar al empleado de forma activa.

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¿Qué abarca el plan de recursos humanos?

El Plan de Recursos Humanos es una herramienta fundamental para la consecución de los objetivos empresariales. Para entender su profundidad y complejidad vamos a ir separándolo en pequeñas partes

¿Qué perfiles necesita la empresa?

Es fundamental poder ofrecer e integrar en la empresa el mejor talento disponible en el mercado de trabajo. Para ello, debemos definir las necesidades a través de la descripción de los puestos de trabajo. Esta va a ofrecer una descripción detallada del conjunto de las habilidades, capacitaciones y competencias que se necesitan para el correcto desempeño de cada una de las posiciones. La información que nos facilita la descripción de los puestos de trabajo es como una ficha técnica de referencia dentro del organigrama de la empresa.

¿Cúantos puestos son necesarios y cómo hay que organizarlos?

Una vez definidos los puestos, es igual de importante saber la necesidad cuantitativa de los mismos que tiene la empresa. Esta fase es de suma importancia en el plan de Recursos Humanos, ya que te va a permitir planificar las necesidades organizativas de captación de talento, tanto interna como externa, buscar en los mejores canales (búsqueda directa, por intermediarios) y definir el presupuesto. Nunca debes olvidar que, dentro del plan de Recursos Humanos, la gestión de personas tiene un coste que hay que presupuestar, tanto para las operaciones (headcount) como para la propia ejecución del plan.

 El plan de on boarding

Tener definido un plan de on boarding (entrada a la compañía de nuevas incorporaciones) es fundamental para que el plan de Recursos Humanos tenga éxito. Explicar al nuevo empleado no sólo las características y funciones de su puesto de trabajo, sino también del de sus compañeros y de los otros departamentos, hacen que se consolide la cultura de la empresa como eje troncal de la gestión de las personas.

El marco legal

Existe un marco legal que no se puede obviar. En el plano laboral siempre hay un marco de relaciones laborales que hay que definir a través de unas políticas proactivas de definición contractual. A su vez, hay otras obligaciones legales colaterales como las cotizaciones a la seguridad social, que hay que incluir dentro del plan de Recursos Humanos y tener en cuenta junto al Headcount a la hora de plantear los presupuestos de gestión de personas.

La política retributiva

Es muy importante que en el plan de Recursos Humanos haya un apartado dedicado a la política retributiva, tanto en términos cuantitativos como cualitativos. La definición de los modelos salariales en términos de salarios fijos, variables, flexibles, en especie, o incluso la definición de los denominados salarios emocionales, es fundamental tanto para que quede clara la percepción económica que tienen que recibir los empleados como por el control de los costes.

El entorno físico y emocional

Hay un marco legislativo que obliga a velar por la salud física y emocional de los empleados, como son las normativas de Prevención de Riesgos Laborales, Higiene Industrial y Salud Laboral. Estas son de vital importancia, por lo que se deben incluir también dentro del plan de Recursos Humanos las políticas antes mencionadas de salario emocional, que hacen que el empleado se sienta más vinculado y reconocido dentro de la organización. Políticas como la conciliación personal y laboral, la participación en las decisiones o aquellas encaminadas a la lucha contra la discriminación de género o edad, hacen que las personas se sientan más vinculadas en el proyecto empresarial.

 La gestión del talento

Otro aspecto básico que el plan de Recursos Humanos debe de contemplar como herramienta estratégica es la gestión del talento de los empleados mientras dure la relación laboral. El talento debe nutrirse y seleccionarse de continuamente y para hacerlo de la mejor forma posible existen dos grandes instrumentos:

  1.  El plan de formación. Este consiste en el estudio de las necesidades formativas y la definición de las acciones de las que disfrutarán los empleados para satisfacer dichas necesidades. Este plan hace referencia, tanto a lo relativo a la adquisición de nuevos conocimientos (hard skills) y competencias (soft skills) como a lo relativo a la ampliación de conocimiento de la propia empresa en la que trabajan. Para que la formación alcance sus objetivos, hay que consultar con los managers, curso por curso, qué conocimientos o competencias se deben alcanzar y elegir el formato idóneo para cada acción formativa.
  2. La evaluación del desempeño. Esta es la valoración de los conocimientos y habilidades de cada empleado en relación a uno o varios objetivos que se le hayan asignado, así como de la administración de su tiempo y sus posibilidades. Dicha evaluación sirve para redirigir comportamientos o situaciones que no están funcionando, para reconocer y dar mérito a las que sí se están realizando bien, para dar herramientas que mejoren la situación actual y para escuchar al empleado de forma activa. También permite extraer mapas de talento presentes y hacer proyecciones de futuro mediante planes de carrera.

El final de las relaciones laborales

Uno de los asuntos de los que hay que ser consciente en relación con las vidas laborales de los empleados es que éstas siguen un ciclo y que, por tanto, algún día van a terminar. En una empresa tan malo es tener una rotación nula como una rotación muy alta y a veces el talento no se puede retener.

Por este motivo, es muy importante tener definidos dentro del plan de Recursos Humanos los planes de carrera y banquillo para los casos en que haya que sustituir a una persona, sea por el motivo que fuese.

Por último, una de las herramientas que hay que tener en cuenta es el feedback que nos ofrece el empleado en las entrevistas de salida, cuando esta se produce de forma voluntaria.

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Otros dos aspectos importantes para el plan de Recursos Humanos

Con el fin de complementar todo lo anterior, destacamos en este nuevo apartado otras dos claves para lograr los objetivos del plan de Recursos Humanos:

  1. El HRBP. Aunque son los directores de departamento los encargados realmente de velar por todo lo que hemos visto hasta ahora, estos pueden contar con la ayuda del HRBP (Human Resources Business Partner). Este término es definido por Dave Ulrich para referirse al agente del cambio que trabaja junto al negocio con el fin de ayudarle en la consecución de sus metas. Es decir, se trata de un profesional que conoce tanto los objetivos de la organización como sus políticas de Recursos Humanos, de modo que puede trabajar integrando la segunda área en la primera.
  2. El software de gestión de RRHH. Para gestionar tantos procesos como implica el plan de Recursos Humanos, es muy aconsejable contar con una buena herramienta de datos que nos facilite las tareas administrativas, que estandarice procesos, que disminuya errores y que nos haga ganar mucho tiempo para dedicarlo a la calidad de todos estos proyectos. Dicha herramienta puede ser un software de gestión de RRHH creado específicamente para esos fines.

A modo de conclusión, podemos decir que crear políticas y un plan de recursos humanos no alineadas con el negocio no sirve de nada. No hablamos de un departamento de personal donde solo se confeccionan nóminas y donde se vigilan los requerimientos legales (por ejemplo, el cumplimiento del RGPD), sino que los Recursos Humanos son agentes de cambio que participan activamente en la consecución de las metas empresariales.

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