Retos del nuevo rol estratégico del área de Compras

La evolución del escenario económico de los últimos cinco años ha tenido una relación directa con el nuevo rol que se demanda a la función de Compras.

Con la escasez de clientes, la creciente competencia del exterior y el crecimiento mantenido de los precios de las materias primas se ha incrementado la presión para la reducción de costes, manteniendo o aumentando los márgenes sin afectar a la calidad.

Si a principios de siglo la función de Compras se caracterizaba por la negociación de precios asegurando la calidad de servicio y la relación con proveedores junto a la búsqueda de nuevas fuentes competitivas, el nuevo entorno competitivo está demandando que tenga un carácter estratégico en la gestión de la empresa, una participación activa en el comité de dirección, en la definición de presupuestos y en el seguimiento del negocio. Asumir este rol estratégico significa un importante salto cualitativo que plantea una serie de retos entre los que destacamos:

Visibilidad del impacto en la reducción de costes

De la misma manera en que se mide a un director de ventas por su consecución de la previsión de ventas y alcance de objetivos, la dirección de Compras necesita disponer de un sistema integrado que le permita informar de la consecución de sus objetivos y el ahorro derivado de sus contratos, alineando de esta forma la eficiencia en el suministro con los resultados de la compañía.

Excelencia en la contención del gasto

El nuevo rol estratégico de la función de Compras requiere su liderazgo en la definición e integración de los procesos relacionados con el suministro, gestión del ciclo completo del suministro desde el presupuesto hasta el pago, integración y fluidez con proveedores, implementar la eficiencia en su propia gestión e implantar una planificación adecuada que permita optimizar la dimensión de los recursos.

Liderar la reducción de gastos

Ser ejemplo de optimización de recursos y procesos para el conjunto de la organización, reduciendo el gasto a través de:

una mejor elaboración del presupuesto y de su control mediante el empleo de funcionalidad de presupuestación específica conectada con el proceso de compras
un menor uso de recursos humanos y materiales dedicados a la gestión de compra, como consecuencia de una mayor productividad de los mismos
mejora en la eficiencia del proceso de compra, debido a la generación de economías de escala, reducción de compras erróneas, mejoras en el control de la calidad y uso de recursos especializados

Cumplir con las regulaciones

Cumplir con las regulaciones oficiales, la presión de los grupos de interés como accionistas y clientes en un entorno cada vez más exigente con las prácticas de abastecimiento socialmente responsable.

Obtener inversión en el área de Compras

Para cumplir con el nuevo rol estratégico y ligar sus éxitos a los de la organización, el área de Compras necesita un nivel de inversión diferente al que tradicionalmente ha tenido y más en línea con otras áreas como Recursos humanos, Finanzas o TI. La inversión en esta área es clave para elevar su nivel profesional, optimizar y automatizar los procesos.

Uso eficaz de la tecnología

Las Tecnologías de la Información representan un importante pilar para la evolución y eficiencia de la función de Compras, aportando mejoras sustanciales en áreas como el análisis del gasto, gestión de contratos, automatización de flujos de proceso, gestión de proveedores o estandarización de procesos.

Obtener la inversión necesaria y evolucionar la calidad del servicio apoyándose en estas tecnologías requiere justificar un aumento de inversión para alcanzar una mayor reducción de costes.

Nuevos escenarios económicos que plantean nuevos retos para la función de compras, el cambio hacia un nuevo rol estratégico que incremente su participación y visibilidad dentro en la organización. Es el caso que comenta el director de compras de NHS Camden, organismo del Servicio de Salud Inglés (NHS): “Teníamos que posicionarnos para adaptarnos a las reformas del NHS, debíamos actuar. Tuvimos que cambiar del rol de gestión de compras al rol de suministrar valor para el presupuesto de NHS”.

La función de Compras de Camden obtuvo los siguientes beneficios: