Ventajas de usar un manual de acogida en los procesos de on boarding

Una vez terminado el proceso de reclutamiento de un profesional para tu empresa, una gestión adecuada del on boarding y del plan de acogida tendrá un impacto inmediato en el nivel de satisfacción de la persona incorporada y repercutirá positivamente en la compañía. Para este proceso conviene contar con un manual de acogida, que debe contener una lista clara y concisa de todas las acciones a llevar a cabo, la información a entregar, el personal implicado, la duración del proceso, las etapas y la forma de evaluación de los resultados obtenidos en el proceso de on boarding.

La figura de un mentor es fundamental para guiar a la persona durante todo este período inicial de adaptación, cuya finalidad es la rápida incorporación del nuevo profesional y ayudarle a ser competente y productivo en su nuevo cometido.

Objetivos del manual de acogida

La función principal de un manual de acogida es explicar todo lo esencial sobre la empresa, incluyendo información relevante sobre recursos humanos. Este debe acompañarse de otros documentos concretos, tanto sobre el propio puesto de trabajo como sobre el conjunto de valores y normas internas que facilitan la convivencia de todos los empleados de la empresa.

El manual de acogida, como parte del plan de acogida y on boarding de los nuevos empleados, permite la incorporación eficaz de las contrataciones, ya que les aporta los conocimientos necesarios sobre la constitución e historia de la compañía, su misión y valores, su funcionamiento interno, las relaciones interpersonales, etc. Cada uno de los contenidos debe estar presentado con un enfoque transversal, desde una perspectiva de integración que favorezca la inserción y permanencia del nuevo talento incorporado.

Contenidos del manual de acogida

Planificar y estructurar correctamente los contenidos que tiene que presentar el manual de acogida es esencial. Hay una serie de aspectos mínimos que cada nuevo trabajador debe conocer acerca de la empresa para poder desempeñar eficazmente su cometido dentro de la organización. Conseguir que un trabajador conozca a la perfección cuál es su papel en la empresa es la labor básica del plan de acogida, pero adicionalmente debe contextualizarlo y relacionarlo con los demás agentes y acciones empresariales, tanto tangibles (como los medios a utilizar), como intangibles (por ejemplo, los valores de la empresa).

Estas son las secciones o capítulos que todo manual de acogida debe incluir para que el trabajador pueda operar y se adapte a sus funciones lo antes posible:

Un índice de contenidos en el que el trabajador pueda ver rápidamente los asuntos que se van a tratar en el manual de acogida. Este punto le ofrecerá una visión global de lo que encontrará conforme avance en la lectura de cada una de las secciones.
Una descripción general de la empresa con lo siguiente: presentación de bienvenida del CEO, historia de la empresa, denominación, sector, imagen corporativa, cartera de productos y/o servicios, delegaciones nacionales e internacionales de las que dispone, departamentos en los que se divide, organigrama jerárquico y organigrama funcional.
La misión, visión y valores de la empresa.
1. Misión: se trata de la razón de ser de la organización. Es el objetivo básico de la empresa; a dónde se dirige con cada acción que se realiza y cada objetivo cumplido.
2. Visión: sería la idea expresada en la misión pero concretada a medio plazo. Se trata de la situación concreta que se desea para la compañía dentro de unos años. Por tanto, cada paso y cada proyecto debe estar orientado a alcanzar esa posición concreta.
3. Valores: son una especie de leyes internas a tener en cuenta en cada actuación que se desarrolle dentro de la empresa. También se pueden ver como la propia personalidad de la entidad. Tienen un componente ético importante y, en ese sentido, marcarán las líneas rojas de las actuaciones corporativas, dejando claro cuáles serán los límites que no se deberán sobrepasar bajo ningún concepto.
Un listado de objetivos empresariales para que el nuevo empleado pueda situar su labor y tener más claro qué es lo que se espera de él. Como estos pueden variar de un ejercicio a otro, conviene tener este apartado actualizado en todo momento.
Una descripción de la cultura y de la política empresariales, muchas veces denominado Código de conducta, que le permitirá al nuevo trabajador ser consciente de las formas en las que la empresa actúa y se integra en la sociedad y en el sistema productivo. Aquí se incluyen aspectos relacionados con la calidad, con la gestión ambiental, con la igualdad de género y con cualquier otra cuestión que pueda ser relevante y estar ligada a los valores, como las normas de régimen interno.
Una sección específica para el puesto de trabajo que el nuevo empleado va a desempeñar. Es necesario elaborar este bloque específicamente para cada nuevo puesto de trabajo que la empresa ofrezca.

Formato del manual de acogida

Históricamente, el manual de acogida se ha realizado en papel. Pero, con el desarrollo de las TIC y las ERP de recursos humanos, este manual se ha ido digitalizando, aprovechando la existencia de plataformas de comunicación interna como las intranets.

Estas son las diferencias entre ambos formatos:

El formato impreso es más fácil de manejar y de leer. Para muchas personas, la lectura en papel todavía resulta más agradable. Además, un manual de acogida impreso es transportable y puede leerse con comodidad, mientras que, para conseguir lo mismo, el formato digital exige el uso de dispositivos como los smartphones o tablets, que muchas veces cansan más la vista.
El formato digital tiene como ventaja principal su facilidad de consulta. Esté en formato PDF o en cualquier otro, una vez que el nuevo trabajador lo haya leído, podrá volver a buscar rápidamente la página donde se encuentre el documento en la intranet de la empresa.

Debido al papel del manual de acogida para que las nuevas incorporaciones tengan éxito, conviene recalcar la importancia del tono utilizado en el lenguaje, que tiene que ser cercano, personal y transmitir confianza, ya que la persona debe sentirse valorada desde un principio por la empresa que la acaba de contratar. Así, el nuevo empleado debe sentirse como parte activa e importante de un nuevo grupo que comparte y persigue los mismos valores y objetivos. Además, el uso de un lenguaje motivador incitará a una actitud proactiva hacia la cultura de la empresa.